STRATEGISCHER EINKAUF & LOGISTIK

🌟 Reisen zu den Geheimnissen der Welt

📄 Dateiname: strategischer-einkauf-logistikservices.md
📂 Speicherort: Geschäftsleitung > 📂 Unternehmensstrategie
📅 Version: 2025–2030
📝 Zuständigkeit: MysticSupply GmbH (eigenständige Franchise-Geschäftseinheit)

1️⃣ Einkauf und Bereitstellung

Rollenverständnis & Struktur

Die MysticSupply GmbH übernimmt als zentrales Dienstleistungsunternehmen den gesamten Einkauf, die Lagerverwaltung und Materialversorgung für alle Geschäftsbereiche von Mystic Travel – sowie für externe Auftraggeber aus Tourismus, Bildung und Veranstaltungswesen.

Aufgaben der Einkaufsabteilung

Die Einkaufsabteilung stellt sicher, dass alle benötigten Materialien, Ausrüstungen und Reisezubehör rechtzeitig und kostenoptimiert zur Verfügung stehen – unter Berücksichtigung der Reiserouten, Lagerstandorte und saisonalen Nachfrage.

Kernfunktionen:

Strategischer Einkauf für interne & externe Kunden
Lieferantenmanagement & Vertragsverhandlung
Lagerlogistik & Kommissionierung
Versand- & Transportkoordination weltweit
Nachhaltigkeit & Lieferkettenverantwortung

Typische Beschaffungsgegenstände:

Reiseausstattung: Erste-Hilfe-Sets, Funkgeräte, Taschenlampen
Merchandise-Artikel: Reisepässe, Kartenmaterial, T-Shirts
IT-Geräte & Bürobedarf: Tablets, Adapter, Broschürenmaterial
Werbe- & Infomaterialien: Flyer, Poster, Aufsteller
Eventausstattung für Rituale & Zeremonien vor Ort

Organisation & Verantwortlichkeiten

Einkaufsleitung:

Strategischer Einkauf
Preisverhandlungen
Lieferantenauswahl

Lagerleitung:

Wareneingang
Lagerstruktur
Versandlogistik

Einkäufer (pro Abteilung):

Bedarfsmeldung umsetzen
Sonderprojekte begleiten

Key Account Einkauf (extern):

Ansprechpartner für externe Kunden & Kooperationspartner

Interne Leistungen für Mystic Travel:

Reisebedarf: Audio-Guides, Taschenlampen, Ausweishüllen, Energiespeicher, Sicherheitsausrüstung
Event- & Seminartechnik: Beamer, Leinwände, VR-Headsets, Aufsteller, Infomaterial
Verbrauchsmaterialien: Büromaterialien, Hygieneartikel, Merchandise
Kleidung & Ausstattung: Arbeitskleidung für Guides & Team, Regenponchos, Outdoor-Ausrüstung
IT & Zubehör: Ersatzgeräte, Zubehör, Adapter, Technik-Kits für Homeoffice

Lieferung erfolgt auf Abruf oder automatisiert über Bedarfsmeldungssysteme.

Externe Einkaufsdienstleistungen

MysticSupply bietet als Dienstleistungsunternehmen zentrale Einkaufsservices für Dritte an, insbesondere für kleinere Anbieter, Start-ups und Organisationen mit begrenzter Logistikkompetenz.

Externe Leistungen:

Service	Zielgruppe	Abrechnungsmodell
Sammelbestellungen & Bündel-Einkauf	Reiseveranstalter, NGOs, Kulturprojekte	prozentualer Aufschlag / Marge
Lieferantenverhandlung & Betreuung	Verbände, Festivals, Coaches	Monatlicher Servicevertrag
Produktbeschaffung auf Anfrage	Einzelunternehmen, Start-ups	Projektpauschale
Materiallagerung & Versand	Content-Creators, Kleinunternehmen	Lagergebühr + Versandkosten
Rücklaufmanagement & Reparaturkoord.	Seminaranbieter, Eventfirmen	Pauschal oder je Vorgang

Vorteile für externe Kunden:

Bessere Einkaufspreise durch Bündelung
Verlässliche Lieferzeiten & skalierbare Logistik
Lagerfläche & Versandservice ohne eigene Infrastruktur
Zusatzservice: Beschaffung von Spezialprodukten & internationaler Import

2️⃣ Beschaffung, Lagerhaltung & Materialfluss

Einkaufsprozess & Lieferantenauswahl

Ablaufschema (digital gesteuert über Nextcloud + ERP):

Bedarfsmeldung (Formular über Nextcloud Forms)
Angebotseinholung bei registrierten Lieferanten
Prüfung & Vergleich durch Einkauf
Bestellfreigabe durch Abteilungsleitung
Dokumentation & Rechnungsübergabe an Buchhaltung

Kriterien für Lieferantenauswahl:

Nachhaltigkeit & Umweltzertifikate
Zuverlässigkeit & Lieferzeit
Preis-Leistungs-Verhältnis
DSGVO- & CSR-Konformität (z. B. bei personalisierten Giveaways)

Lagerverwaltung & Materialausgabe

Verantwortlich: Lagerteam & Tourkoordinatoren

Zentrales Lager in Deutschland (Standardartikel & Notfallpakete)
Temporäre Lagerpunkte an Reise-Hubs weltweit (z. B. Lima, Kairo)
Mobile Materialboxen für „Expeditionsgruppen“

Verwaltung über Nextcloud Tables:

Artikelnummer, Lagerbestand, Standort, Haltbarkeit, Wiederbeschaffung
QR-Code gestützte Bestandsprüfung via Smartphone-Scan
Automatische Meldung bei Mindestmengenunterschreitung

Materialausgabe:

Standardisierte Checklisten zur Gruppenausstattung pro Tourtyp, z. B.: - „Standard Expedition“ - „Spirituelle Reisegruppe“ - „Wissenschaftliche Exkursion“

3️⃣ Nachhaltigkeit, Qualitätskontrolle & Ressourcenplanung

Einkauf nach ESG-Kriterien & Umweltstandards
Vorzugsweise zertifizierte Lieferanten (z. B. FSC, fair-trade, ISO)
Kontrollierte Lieferkette mit Audits & Prüfintervallen
Warenprüfung bei Wareneingang (Stichproben, Seriennummern)
Rückführung nicht genutzter Artikel ins Lagerkreislaufsystem

Ziele:

Verringerung des Materialverbrauchs durch Wiederverwendung
Einkauf von recycelten oder biologisch abbaubaren Materialien
Regionale Beschaffung zur Reduktion von Transportwegen

4️⃣ Digitalisierung & Automatisierung

Strategien:

Nachhaltigkeitssiegel prüfen (z. B. FSC, Blauer Engel, Fair Trade)
Einkauf nach dem Prinzip „Need to Use“, nicht „Nice to Have“
Monatlicher Nachhaltigkeitsbericht für Einkaufsentscheidungen

Tools & Systeme:

Odoo Procurement & Inventory
→ Bestellwesen, Lieferantenkataloge, Bedarfsplanung
Nextcloud Tables
→ Bedarfserfassung, Bestellstatus, Budgetzuweisung
Barcode-Scanner & QR-Systeme
→ für Lagerverwaltung und Kommissionierung
Automatisierte Umlagerung & Versandlabels
→ mit DHL, UPS, GLS-Integration

5️⃣ Listen, Tabellen, Vorlagen & Dokumente

Ordner: Einkauf & Lager

📄Bedarfsmeldung_Reiseausstattung.docx
📄Lieferantenliste_Bewertung.xlsx
📄Bestellung_Ausgabeformular.xlsx
📄Lagerbestand_Aktuell.xlsx
📄Nachhaltigkeitscheck_Einkauf.docx
📄Materialrückgabe_Kontrollformular.docx

Ordner: Einkauf & Logistik

📄Bedarfsmeldung_Mitarbeiter.xlsx
📄Bestellung_Standardformblatt.docx
📄Lieferantenbewertung_Qualitätscheck.docx
📄Versanddokumentation_Retouren.pdf
📄Dienstleistungsvertrag_ExternerEinkauf.docx
📄Checkliste_Beschaffungsprozess.pdf

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